Formation en ligne : Guide pour une efficacité optimale auprès de vos employés

Mis à jour le 12/06/2023

Sommaire

Comprendre les besoins en formation

Avant de travailler sur le contenu de vos formations en ligne, il est important de comprendre les besoins de formation dans l’entreprise. Quelles sont les compétences à développer ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Pour combien de personnes ? Plus votre objectif sera spécifique, plus la mise en place sera simple.

42 % des entreprises déclarent que l’utilisation de méthodes de formation en ligne peut contribuer à augmenter leurs revenus. Cet argument fait mouche auprès des employeurs. Selon l’étude dirigée par l’organisme de formation Lefebvre – Dalloz, 87 % des travailleurs voient la formation comme une opportunité d’évolution de leurs pratiques professionnelles. Mettre en place des formations est donc une stratégie win-win entre l’entreprise et le salarié. Le recueil des besoins en formation des collaborateurs est intéressant pour comprendre leurs attentes et leurs besoins métiers. Fournir les connaissances aux employés leur permet de mieux exécuter leurs tâches opérationnelles et d’améliorer le résultat global de l’entreprise.

Une fois les informations rassemblées, il est important de bien définir le public cible. La formation peut concerner :

Une partie des collaborateurs (un service spécifique, un type de mission…) ;
L’ensemble des salariés (formations généralistes, bureautique…) ;
Des clients extérieurs à l’entreprise, pour un tutoriel produit par exemple.

Convenir d’un budget de formation

Établir un budget vous aide aussi à organiser un plan d’action à présenter à l’entreprise. Travailler sur le déploiement de formations en ligne offre un large panel de possibilités. Cependant, selon les outils digitaux utilisés, les coûts peuvent passer du simple au triple. Les entreprises utilisent en général un outil auteur de cours qui crée des formations numériques. Elles sont alors converties en un format e-learning et mises à disposition des apprenants grâce à un système de gestion de l’apprentissage (learning management system ou LMS).

L’une des premières questions pour établir votre budget de formation en ligne est de savoir si vous disposez d’une plateforme LMS. Si ce n’est pas le cas, il faudra en tenir compte dans votre budget. Il s’agira ensuite d’acquérir des outils pour créer une formation en ligne complète.

L'astuce RH

80 % des entreprises utilisent des plateformes d'apprentissage en ligne.

Réfléchir au contenu d’apprentissage

Un parcours de formation clair est essentiel et détermine le chemin d’apprentissage emprunté par l’apprenant jusqu’à l’acquisition des connaissances souhaitées ou la réalisation des objectifs de formation. Vous devez pour cela réaliser un scénario pédagogique. Celui-ci décrit le déroulement complet de la formation, ses objectifs, les tâches à réaliser et les modalités d’évaluation.

En parallèle, un storyboard va détailler le contenu et les interactions entre les différentes « planches » de l’e-learning. Vous définissez ce qui apparaîtra à l’écran, ainsi que les textes et les animations associés. C’est l’étape de prévisualisation de formation en ligne. Nous vous conseillons de varier les méthodes d’apprentissage pour conserver l’attention de l’apprenant. Vous pouvez aussi choisir une formation en ligne synchrone (en temps réel, en classe virtuelle…) ou asynchrone (en différé, moocs…).

L’utilisation de mécanique de jeu dans le cadre d’une formation (ou gamification) permet de créer l’engagement. De son côté, le social learning est basé sur l’échange entre collaborateurs grâce à des forums en ligne. Les serious games combinent intentions pédagogiques et activité ludique. Ils sont par ailleurs très appréciés en e-learning et créent de l’engagement.

L’utilisation de différents formats dans une formation aide à maintenir l’attention.

Organiser un projet pilote pour tester votre formation en ligne

Lorsque votre formation en ligne vous semble prête, il faut qu’elle puisse être validée. Pour cela, réunissez un échantillon d’employés (le focus group) pour qu’il suive la formation. Les participants doivent  :

Correspondre à un échantillon représentatif du public cible ;
Ne pas avoir participé à la conception de la formation afin de garantir un regard neuf ;
Effectuer la formation et se soumettre aux modules d’évaluation dans des conditions identiques au réel.

Ils vous indiquent les incompréhensions rencontrées, les erreurs éventuelles, ou les difficultés d’utilisation. Vous pouvez ajuster la formation et y apporter les corrections nécessaires.

Évaluer l’efficacité de votre formation en e-learning

L’évaluation de la formation donne la possibilité d’identifier les points d’amélioration et les indicateurs clés de la performance des programmes. L’évaluation permet d’apprécier l’engagement des apprenants, et d’adapter les contenus en fonction.

Pour évaluer le retour sur investissement d’une formation en ligne, il est nécessaire de mesurer la progression des collaborateurs qui l’ont suivie, leurs réactions, et l’évaluation de leurs comportements. Il est aussi intéressant de comparer les résultats souhaités et les résultats obtenus. C’est la partie la plus difficile à évaluer. C’est pour cela que nous vous conseillons de lister les objectifs en amont de la formation pour fournir un référentiel d’évaluation précis et mesurer ses effets dans l’entreprise.

En général, les plateformes de LMS disposent d’un module d’analyse qui suit les différents indicateurs clés de performance (KPI) relatifs à chaque formation.

D’autre part, le feedback des collaborateurs permet de recueillir leur ressenti concernant la plus-value de la formation, les méthodes choisies… L’évaluation se déroule en 3 étapes :

Une évaluation « à chaud », en fin de formation ;
Une évaluation « à froid », quelques jours, voire quelques semaines après ;
Des questionnaires de satisfaction anonymes.

Les 3 points clés à retenir :

Du recueil du besoin aux modalités d’évaluation, la mise en place d’une formation en ligne nécessite d’être cadrée. Un logiciel de gestion de la formation intuitif et collaboratif est une excellente solution et un soutien précieux dans le processus de création d’une formation en ligne.

Connaître les besoins en termes de formation ;
Définir un contenu qui correspond aux attentes de l’entreprise et des salariés ;
Évaluer l’efficacité de votre formation à travers les objectifs fixés.